Web Sitesi Projesine Başlamadan Önce Sorulması Gereken Dokuz Soru

Bir web sitesine sahip olmak, işlevi ne olursa olsun çok katmanlı çalışma gerektirir. Geniş kadroları olan kurumsal işletmelerde birçok departmanın bir araya gelip karar alması gerekir. Bir web sayfası yönetim planı oluşturup iş akışlarına yerleştirilmesi ve her departmanın sorumluluğunun tanımlanması gerekir. Sınırlı personelle çalışan işletmelerde ise bu kararları tek bir kişi, farklı şapkalar takarak yürütmek zorunda kalır.

İşin işletme dışı kaynaklarla yürütülmesi, bugüne kadar gördüğüm en verimli çözüm ama teklif istemeden ya da yapıma başlamadan önce, eser miktarda sorunun cevabının önceden belirlenmesi gerekiyor. Bu soruları bir kontrol listesi haline getirdim.

1. Amaç Tanımı: “Güzel Bir Site” Bir Tanım Değildir

“Modern ve şık görünsün” bir talep değil, bir estetik dilektir; “lezzete açılan kapı” kadar afaki ve anlamsızdır. İşi yapacak kişiye (yazılımcı, tasarımcı, ajans ya da kendiniz) verilecek gerçek bir tanım başlangıçta üç şeyi netleştirmeli: sitenin tetiklemesi beklenen somut eylem (başvuru, satış, iletişim talebi), bu eylemin kimden beklendiği ve sonucun nasıl ölçüleceği. Ölçülemeyen bir hedef, işi yapan kişi için pusula değil tahmin oyunudur. Çıkarımlar, çoğunlukla görünür olanı (estetik) optimize ederken en görünmez olanı (sonuç) ihmal eder. Google ve benzeri analitik araçlar bazı metrikler sağlayacaktır; bunların ne ifade edeceğinin baştan belirlenmesi çok önemli.

2. Sahip Olunan Mecra: Gerçekten Ne Kadar Sahipsiniz?

Satın alma talebi oluşturmadan önce “sahip olunan mecra” (owned media) kavramını netleştirmek gerekli. Öz medya da denen bu kavram, kurumun tam kontrolünde olan kanalı tarif eder. Bu ayrım göründüğünden daha kırılgandır. Bir web sitesi kurulurken kullanılan tema, eklentiler, barındırma sağlayıcısı ve üçüncü taraf entegrasyonları, çoğu zaman fark edilmeden varsayılan ayarlarla etkinleşir; bu varsayılanlar, sahibinin bilinçli bir kararı olmadan sitenin işleyişine dahil olur. En sık karşılaştığım durum, işletmelerin sahip oldukları ama en başta önemsemedikleri: şifrelerin nerede olduğunu hatırlayamadığı, yönetemediği alanlar. Bir yerlerde bir mağazanız var düşünün: ne adresini biliyorsunuz, ne anahtarı elinizde, ne de ilgili evrakı bulabiliyorsunuz ama vergisini kirasını ödüyorsunuz.

Alternatif olarak, hazır içi doldurulmuş yapılar da tercih edilebilir. Maliyet avantajı vaadiyle sunulan bu ürünler, kitlesel ortalamalara göre hazırlandığı için birçok konuda sınırlılıkla gelir; kriz ya da fırsat anlarında yönetilmesi de oldukça zordur.

Gerçek sahiplik dört soruyla test edilebilir: Hukuk karşısında mesuliyet kimde? Site ve içeriği bizi tam olarak anlatıyor mu? Alan adı kimin üzerine kayıtlı ve barındırma hesabına kim erişebiliyor? Site verisi (içerik, tasarım, kullanıcı verisi) başka bir sağlayıcıya taşınabilir mi, yoksa belirli bir platforma kilitli mi? Bonus soru: kurulumda etkinleşen her eklenti ve entegrasyon, gerçekten bilinçli bir tercih miydi, yoksa paketin bir parçası olduğu için mi orada?

3. Kategori ve Altyapı Ayrımı

Kurumsal tanıtım, e-ticaret, içerik ağırlıklı bir yayın ve bir ürün/SaaS sitesi, hepsi “web sitesi” parantezinde ama farklı altyapı gereksinimleri taşır. Bir e-ticaret sitesi ödeme sistemi, stok yönetimi, kargo entegrasyonu ister; güvenlik ve bakım yükü farklıdır. Altyapı kararı tasarım kararından önce gelmeli, çünkü yanlış temelin üzerine iyi bir tasarım kurmak, çatlak bir zemine güzel bir bina dikmeye benzer: sorun görünmez, ta ki yük binmeye başlayana kadar.

Çatıda bir alan adı, altında alt yapılar olarak kurgulanabileceği gibi farklı adreslerde de kurgulanabilir. Burada “sitede neyi tetiklemek istiyoruz” sorusunun yazılım karşılığı, yapılacak işin kapasite sorusuyla el sıkışır: aynı anda kaç ziyaretçi bekleniyor: bir üniversitenin sınav sonuçlarının ilan edildiği gün yaşanacak yoğunluk mu, yoksa Black Friday kampanyasının olduğu bir gün mü? Kapasite tarifi, en yoğun anı düşünerek planlanmalı. İçerik türü de yapıyı etkiler: video ve görsel ağırlıklı yapılarda, veri tabanı ve içerikleri farklı sunucularda barındırmak optimizasyon çözümü olabilir. Özetle, işletmenin iş modeli ile web sitesi arasındaki ilişki nedir sorusu burada cevaplanmalı.

4. İçerik ve Gelecek Stratejisi

Web sitesi işletilmesi gereken bir yapıdır. Proje tamamlandı dediğimiz gün, işletmenin devreye alındığı gündür. Kim, ne sıklıkla, ne tip içerikleri kontrol edecek? Bu soru baştan cevaplanmalı, çünkü erişim ve yetkilendirme kararları tasarıma da müdahale eder. İçerik üreticisiyle kademeli bir onay mekanizmasının olduğu bir yapı da tercih edilebilir. İçerik takvimi, tasarımın bir eklentisi değil, sitenin canlılığının ön koşuludur: mağazanızın raflarının tozunu almanız, dönemsel olarak vitrininizi değiştirmeniz gerekir. Arama motorları ve giderek yapay zekâ destekli arama sistemleri gözetilerek içerik üretmek bugünün moda cümlesi olsa da gerçek bir ihtiyaç. Bir web admin atamak iyi fikir, ancak admin’e bilgi akışının da kurgulanması gerekli.

5. Site Kullanım Stratejisi

“Kaliteli hizmet, müşteri memnuniyeti” gibi ifadeler asgari koşulları sözde karşılar ve pratikte hiçbir şey ifade etmez. İşletme B2B veya B2C satış yapıyor olsun, üründe aranan kalitenin sitenin kullanıcı deneyimine yansıması gerekir. İşletmenin resepsiyonuna gelen bir ziyaretçi nasıl karşılanıyorsa, sitenize gelen bir ziyaretçi de öyle karşılanmalı. Konumlandırma ve kullanıcı deneyimi, sitenin estetik kimliğinin önünde gelen bir karardır, arkasında değil.

6. Kim Ne Yapar? Web Sitesi Projesindeki Roller

Bir web sitesi projesinde farklı yetkinlikler devreye girer ve bunlar birbiriyle karıştırılmamalıdır.

Yazılım, sitenin çalışmasını, hızlı yüklenmesini, güvenli olmasını sağlar. Fonksiyonlar nadiren “bu site kime, ne söylüyor” sorusunu sorar; bir yazılımcının web sitesine bakışı, inşaat mühendisinin yapıya bakışı gibidir. Bin kişinin çalıştığı bir binada tek asansör olması ve insan trafiğinin yönetilememesi, mühendisin suçu değildir. Network güvenliği ile yazılım süreçleri aynı meslek grubu tarafından takip edilse de farklı uzmanlık alanlarıdır.

İletişim tasarımı ise en görünmez olanıdır ve tam da bu yüzden en sık atlanır. Kime, ne söylenecek; bu iddia doğrulamaya dayanıyor mu? Bu sorular cevaplanmadan diğer roller devreye girerse, hepsi eksik ya da hatalı bir kararı çok iyi optimize eder. “Sitem bitti” hissi genelde teknik ve görsel tamamlanmayla gelir; kimse size “konumlandırma katmanınız eksik” diye bir uyarı vermez.

Grafik tasarım, görsel yapıyı, marka tutarlılığını, ilk izlenimi kurar. Ama tasarım, konumlandırmanın alt katmanıdır, onun kılavuzluğuna ihtiyaç duyar. Mesaj net değilse iyi tasarım bu belirsizliği yalnızca daha güzel ambalajlar.

Metin yazımı. İçeriklerin görselleştirildiği gibi metinlere de dönüştürülmesi gerekir. En sık karşılaştığım durum, metinlerin doğrudan içeriğin geldiği departmandan beklenmesi, hatta görsellerin de bu şekilde talep edildiği durumlar gördüm. Örneğin, bir finans müdürünün işletmenin mali yapısı hakkında yazdığı metni anlamak için iktisat üzerine iki yüksek lisans daha gerekiyordu. “Metin yazarı finanstan ne anlar” demeyin; gazetelerin ekonomi sayfasındaki haberleri kimin yazdığını, görselini kimin oluşturduğunu düşünün. Kendi gazetenize sahip olacaksanız, ki bugün tüm gazeteler web sayfası formatında, yayın yönetmeni, editör, fotoğrafçı gibi yetkinliklere ihtiyaç duyarsınız.

Yapay zekâ kullanımı

Bugünlerde yaygın ve uygun maliyetli görünen bir yaklaşım. Yukarıda saydığım becerileri yapay zekâ marifetiyle sağlayabilir miyiz? Bugünkü yaklaşımım, bu araçların süreçleri hızlandırdığı yönünde: taslak metin, görsel, kod. Ama yapay zekânın doğası gereği bir eğilimi var; yönlendirilmezse, en iyi ihtimalle aldığı verinin ortalamasına yakınsar. Strateji kaynağı olarak kullanılırsa herkesle aynı sonuca varır. İnsan tarafından belirlenmiş bir stratejinin uygulamada destek ortağı olarak kullanılırsa, mevcut versiyonundan en iyi performans alınabilir. Yapay zekâ kaynaklı telif konuları bugün için belirsiz bir gri alan; yakın zamanda hukuki düzenlemeler oldukça olası, riskleri görmek gerekir.

7. Maliyet Denetimi

Bir web sitesi projesinde iki farklı maliyet türü vardır ve genellikle farklı muamele görürler. Görünen maliyet: kurulum, tasarım, ilk içerik üretimi. Tek seferliktir ve genellikle en başta bütçelenir. Görünmeyen maliyet ise süreklidir: barındırma, alan adı yenileme, eklenti/tema lisansları, güvenlik güncellemeleri, düzenli içerik üretimi. Çoğu işletme yalnızca ilkini bütçeler; ikincisi sonradan bir “sürpriz” gibi ortaya çıkar. Sitede yer alacak bir fotoğraf veya video çekimi için bütçe ayıramamak, en başta yapılan harcamaların değerini düşürür. Gerçek bir maliyet denetimi, projenin başında ikisini de görünür kılmak ve sürekli maliyeti yıllık bir kalem olarak planlamak demektir.

Evet, web sayfası yönetim maliyetinde hep unutulan kalem, içerik üretimidir. “Oraya da cep telefonuyla çekiversinler” cümlesini duymuşluğum var, geniş bütçelerle yapılan tanıtım filmleri, broşürler, fuar hazırlıkları tamam da, web sayfasından paylaşılacak teknik destek videoları webcam kalitesinde, hiç yapılmasa daha iyi dedirtiyor. Ya da farklı iletişim kampanyaları için planlanan görseller web arayüzüne uygun hale getirilmeden kullanılmaya çalışılıyor. Bir web sayfası planlıyorsanız, onu tamamlayacak içerikler için ayrı bir bütçe planlayın. Bu içeriklerin ne sıklıkla güncelleneceği de kullanım stratejisi boyutunda karara bağlanmalı.

8. Bakım ve Yönetim İhtiyaçlarının Planlanması

Kim güncelleyecek? Şifreler ve erişim yetkileri kimde duracak? Siteyi kuran kişi ya da ajansla ilişki sona erdiğinde site “yetim” mi kalacak? Gerçek risk şu: birçok küçük işletme, kuruluşu üstlenen taraf ortadan kalktığında ne olduğunu tam bilmediği bir kara kutuyla baş başa kalıyor. Çözümü basit, bu yüzden de sıkça ihmal ediliyor: devir teslim planı ve temel dokümantasyon (hangi eklenti neden var, hangi ayar kim tarafından yapıldı) baştan talep etmek. Yazılım işletim sistemleri, kullanılan donanım teknolojisi her gün güncellenirken, web sitesinin yapıldığı haliyle işlevini yerine getiremeyeceği çok açık. Bakım ve iyileştirme adam gün maliyetlerini teklifte önemsemek gerekli.

9. Yasal Sorumluluklar

Dijital varlıklar, kanun karşısında da yine varlıklardır ve alınıp satılabilirler. İşletmelerin yasal sorumluluklarının bir uzantısı olarak yer alırlar ve birçok mevzuatta tarif edilirler. Halka açık şirketler veya belirli sektörlerde hizmet veren işletmeler (örn. sağlık, eğitim) dijital varlıklarında ek kurallara dikkat etmelidir: kişisel veri işleme (KVKK), çerez onay mekanizması, erişilebilirlik standartları, e-ticaret için mesafeli satış sözleşmesi ve tüketici hakları düzenlemeleri, kullanılan görsel ve yazı tiplerinin telif durumu… Bunlar atlanmaması gereken kalemler, hukuk departmanının mutlaka kontrolünden geçmesi gerekli, işletme süresince de hukuk koordinasyonu devam ettirilmeli.

Kontrol Listesi

Bu başlıkların ortak paydası şu: hiçbiri birbirinin yerine geçmiyor, ama sıraları önemli. Amaç ve mesaj netleşmeden tasarıma geçmek, teknik altyapı belirlenmeden içerik üretmeye başlamak ya da bakım planı yapılmadan projeyi “bitmiş” saymak… Bunların hepsi görünmeyen bir maliyeti sonraya erteler. Bir web sitesi, iddia edilerek değil bu sırayla kurulan bir yapı üzerinden gerçek anlamda “yönetilebilir” hale gelir; bu ilke, işletmenin dijital itibarının doğrulanabilir bir temele oturması için de geçerlidir.

Bir web Sitesine sahip olmak için sorulan bu dokuz sorunun çoğu, aslında daha büyük sorunun parçalarıdır: kurumun kendi kurumsallaşma düzeyi. Amaç tanımından yasal sorumluluklara kadar her başlık, işletmenin karar mekanizmalarının ne kadar netleşmiş olduğunu sınar.